名指しでなく用件で取り次ぎを依頼されたとき「商品カタログの件でわかる方」とか、「経理担当の方」などという指定の場合は、先方の名前を確認し、「カタログのどういうことをお尋ねなのか」「経理のどういうことなのか」といったおおよその用件を尋ねて、用件にふさわしい担当者に取り次ぐようにします。電話の“たらい回し”を防ぐためです。「経理の○○に代わりますので、少々お待ちください」などと言って、担当者と代わるようにします。
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日創研岡山経営研究会／ありがとう経営・増益経営の推進と実践
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日創研経営研究会｜全国大会 in TOYAMA
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在席を伝えてはいけない場合本人が在席していても、セールスの電話であったり、調査の依頼であったりと、出なくてよい電話や名指し人が出たくない種類の電話である場合があります。最初に、名指し人の在・不在を言わないように「○○でございますね。少々お待ちください」といった出方をします。そして、名指し人の都合を確かめます。特に職位の高い人への電話、また、初めての人からの電話は安易に取り次がないようにします。断る場合は、「せっかくですが、ただいま席をはずしておりますが……」「あいにく出張いたしておりまして、本日中には戻って参りませんが……」などと、丁寧に断ります。